AUX ENTREPRENEURS PRENONS NOUS LE TEMPS D’ETABLIR UN MANUEL DE PROCEDURES OU LE METTONS NOUS A JOUR AU FIL DU TEMPS ?
Essayons de survoler les procédures générales
-L’importance du classement
-Le traitement du courrier
-La trésorerie
-Les achats de marchandises et frais généraux
-Les ventes, prestations de services et les clients
-L’inventaire physique
L’importance du classement
Malgré un développement de l’informatisation, les documents papiers sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :
-gagner du temps
-suivre les échéances
-anticiper les paiements
-améliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son expert comptable et ses autres partenaires.
Le classement doit être effectué par nature de document et par ordre chronologique.
L’utilisation de classeurs à trous est préconisée afin d’éviter la perte de documents et de bien séparer à l’aide d’intercalaires en fonction du volume de chaque entreprise.
Traitement du courrier
*Courier reçu
L’ouverture des plis est assurée par la sécrétaire ou le dirigeant. En ce qui concerne les factures et avoirs reçus, un timbre « Original » est porté sur le premier exemplaire et un timbre « Double » sur tous les autres. Les factures devront être reçues (ou à défaut seront dupliquées) en deux exemplaires.
La sécrétaire classe le courrier par nature :
-règlements des clients
-commande des clients
-demande de prix, de documentation
-factures et relevés des fournisseurs
-offres de services
-relevés et documents émanant des banques
-publicité
-autres
Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis à chaque destinataire.
*Courrier départ
Une photocopie de l’original de chaque courrier sera classéedans le dossier du tiers intéressé (client, fournisseur, salarié, organisme, etc…)
Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le même ordinateur afin d’éviter les recherches inutiles.
Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du dirigeant.
Le dossier de présentation comprend :
-le ou les originaux à signer et expédier
-les pièces à joindre
-les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l’affaire.
La trésorerie
Règles de base
Aucune opération n’est faite sans la présentation d’une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement.
Tout règlement doit être soumis à l’approbation du chef d’entreprise et lui seul signe les chèques, ordres de virement et acceptation d’effets.
Les remises doivent être faites chaque jour avant l’heure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chèques et d’espèces sera conservée pour vérification avec les bordereaux de banque.
Tenue de la caisse
Le contrôle de la caisse doit être effectué journellement. Pour les commerces de détail, on conseille d’utiliser un agenda sur lequel vous notez la recette de la journée ou agrafez le ticket ou le journal de caisse de la caisse enregistreuse. Toutes les dépenses en espèces doivent également être notées chaque jour.
Le solde de caisse (fonds de caisse + recettes – dépenses – remises en banque) est calculé tous les jours et rapproché des espèces détenues dans la caisse.
Cette procédure permet de suivre en permanence l’évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur. L’existence d’un tel solde constituerait une grave présomption d’irrégularité de la comptabilité.
Règles de base
Aucune opération n’est faite sans la présentation d’une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement.
Tout règlement doit être soumis à l’approbation du chef d’entreprise et lui seul signe les chèques, ordres de virement et acceptation d’effets.
Les remises doivent être faites chaque jour avant l’heure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chèques et d’espèces sera conservée pour vérification avec les bordereaux de banque.
Tenue de la caisse
Le contrôle de la caisse doit être effectué journellement. Pour les commerces de détail, on conseille d’utiliser un agenda sur lequel vous notez la recette de la journée ou agrafez le ticket ou le journal de caisse de la caisse enregistreuse. Toutes les dépenses en espèces doivent également être notées chaque jour.
Le solde de caisse (fonds de caisse + recettes – dépenses – remises en banque) est calculé tous les jours et rapproché des espèces détenues dans la caisse.
Cette procédure permet de suivre en permanence l’évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur. L’existence d’un tel solde constituerait une grave présomption d’irrégularité de la comptabilité.
*Protection des disponibilités
Tout établissement doit veiller à ce que les formules de chèques vierges soient enfermées dans une armoire ou un coffre.
Il est fortement déconseillé de conserver des sommes importantes en caisse. En particulier, le montant des espèces détenues ne doit jamais dépasser le montant assuré en cas de vol.
Emissions de chèques
Il arrive parfois que l’émetteur d’un chèque, avec une légèreté blâmable, ne mentionne pas le nom du bénéficiaire. Il faut proscrire ces pratiques et exiger l’inscription manuscrites de l’ordre par le signataire du chèque.
Il est rappelé qu’il est formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit d’un chèque en blanc, dès lors qu’il est signé.
Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire
Il est fortement conseillé de suivre sur un échéancier le solde de la trésorerie afin d’anticiper les paiements et d’améliorer les relations avec le banquier. D’autre part, l’élaboration d’un budget de trésorerie permettra d’avoir une vision sur l’avenir et calculer ainsi les besoins de financement.
Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevés bancaires, doit être effectué soit manuellement soit à l’aide du logiciel de comptabilité.
Les achats de marchandises et frais généraux
Le cycle achats/fournisseurs
-commandes
Toute commande de marchandises doit être autorisée par le dirigeant et fait l’objet d’un bon de commande valorisé établi en deux exemplaires dont un exemplaire sera conservé pour contrôle avec la facture.
-réception des commandes
Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur. Les manquements ou défauts sont immédiatement signalés.
-réception des factures
Dans un premier temps, les factures originales sont rapprochées du bon de commande et du bon de livraison : contrôle des quantités facturées et des prix. Si les factures sont conformes, un visa est apposé.
Les doubles des factures peuvent être classés par échéance d’abord afin d’établir un échéancier puis par fournisseur, pour disposer d’un dossier facile à consulter en cas d’appel.
Un troisième exemplaire pourrait être rangé par chantier, dans les entreprise de travaux publics et de bâtiment par exemple.
Les factures de frais généraux seront également vérifiées avant leur mise en paiement. Ce contrôle permet notamment de vérifier si l’identité du fournisseur, son numéro de NINEA et la TVA apparaissent correctement et si la charge est justifiée.
-Comptabilisation
Les factures doivent être comptabilisées dans le journal d’achat dès leur réception ou transmises tous les mois au cabinet comptable en charge. Après comptabilisation, l’original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé » et un numéro d’enregistrement.
Même s’il manque une pièce, par exemple le bon de commande, la facture est comptabilisée, mais elle ne sera réglée qu’après réception du document manquant.
-Règlement
Le règlement de la facture, est effectué à partir de l’échéancier et après vérification du solde bancaire. La date du chèque ou l’échéance de l’effet et le mode de paiement sont alors portés sur la facture.
-Traitement des retours de marchandises
Un bon de retour prénuméroté est établi et un exemplaire est classé dans un dossier « attente d’avoirs », annoté des références de la facture. Les avoirs reçus sont ensuite rapprochés des bons de retour et des factures qui pourront ainsi être mises en paiement.
Les ventes, prestations de services et les clients
*Commandes
Les commandes se font de préférence par écrit afin de conserver un justificatif en cas de contestation. Elles peuvent être saisies sur le logiciel de gestion commerciale.
L’exemplaire destiné au client doit porter de façon claire et précise les mentions valant clause de réserve de propriété.
*Livraisons
Chaque livraison donne lieu à l’établissement d’un bon de livraison dont un exemplaire est conservé.
Avant chaque expédition, le bon de livraison est rapproché du contenu de l’envoi ainsi que de l’accusé de réception de commande.
Les bons de livraison serviront à l’établissement de la facturation.
*Facturation
Les factures sont établies par le service comptable à partir de bons de livraisons portant la mention « À facturer » ou de la liste informatique.
Elles sont émises en deux exemplaires au minimum.
Les factures doivent porter les mentions suivantes :
1)identification de l’entreprise
2)Nom et adresse du client
3)Mention « facture »
4)Date de la facture
5)Numéro de la facture
6)Dénomination et quantité des produits
7)Prix et TVA applicables
8)Date du règlement et pénalités de retard
9)Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très rigoureuse. Dès réception de l’encaissement ou de l’avis d’encaissement par la banque, il en est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel de gestion commerciale.
Les règlements sont ensuite déposés en banque et comptabilisés.
Chaque compte client doit être étudié et justifié chaque mois. Il est conseillé de les suivre très régulièrement et d’effectuer des relances afin de ne pas pénaliser la trésorerie.
Il est important de suivre les clients « douteux » et de ne pas leur accorder d’encours trop importants.
*Avoirs clients
Des avoirs aux clients sont établis à chaque retour de marchandises à partir des bons de retour. Ils doivent être au préalable validés par le dirigeant.
*Comptabilisation
Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai à partir du document papier ou directement par création d’un fichier informatique si vous possédez un logiciel de gestion commerciale.
Après enregistrement, la facture reçoit la mention « comptabilisée le » puis est classée dans le dossier factures de ventes.
Certaines entreprises peuvent avoir intérêt à conserver un exemplaire supplémentaire des factures et les classer par dossier client.
Inventaire physique
Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler au moins tous les douze mois l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine par un inventaire physique.
Lorsqu’il existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent être ajustées et les écarts expliqués.
Le comptage matériel des existants en stock est d’une importance essentielle : le stock à une incidence directe sur le résultat, et représente généralement une grande partie des actifs. Afin que le recensement soit effectué avec fiabilité et exactitude, il convient que l’entreprise prévoie les modalités de déroulement des opérations d’inventaire au moyen d’instructions écrites et rigoureuses qui préciseront :
-Le but de l’inventaire
-La date et le heures de comptage
-La préparation des lieux de stockage
-Le personnel chargé de l’inventaire
-L’arrêt des mouvements pendant l’inventaire
-Le dénombrement et la saisie de l’inventaire
-Les procédures de séparation des exercices
Les stocks sont enregistrés à leur coût d’acquisition pour les biens acquis et à leur coût de production pour les biens produits.
Si la valeur des stocks est inférieure à la clôture de l’exercice à leur coût une provision doit être constituée.